19 feb Bestyrelsesmøde – 19. februar 2009

Deltagere: Per Ørum, Kurt Oxbøll, Keld Jensen, Orla Kristensen, Michael Svarre(MS) (MS: referent)
Afbud: Karl Forup

 

Godkendelse af sidste referat

Referat er godkendt

 

Opsamling ift. medlemssystemet

Antal medlemmer : 359  – siden november er der kommet 24 nye medlemmer. 10 indmeldt via nettet.

Fejltyper manglende girokort (postnr, stednavn, adresse), medlem ønsker ikke at være medlem, men opsiger ikke medlemsskabet

– Erfaringer med det indtil nu

– 40 medlemmer har ikke betalt.

– Påmindelser sendes ud primo marts – med et gebyr på kr. 0,-. Medlemmer, som ikke betaler herefter får ikke bladet fremover

– Rykker med gebyr på 25kr. sendes ud fra næste år. Beløbet afspejler den administrative omkostning.

– Ændringer ift. medlemmer (Indmeldelser/Adresseændringer/Udmeldelser) skal ske til Keld eller Michael, så vi kan få det registreret med det samme. Øvrige i bestyrelsen skal henvise videre, hvis de kontaktes.

–  Ros/ris fra medlemmer

–  Har kun kørt positivt fra medlemmerne.

– MS er blevet kontaktet af en musikforening og af en MC klub for at køre om, hvordan vi har lavet det.

 

Opsamling ift. hjemmesiden

Antal brugere på siden: 69 bruger er registreret på hjemmesiden – siden 1/1

Fejlsituationer
Fremmede personer forsøger at logge på, men afvises af medlemsadministrator.

Vi tilføjer en tekst om, at det er kun medlemmer som kan registrere sig.

Erfaringer indtil nu
Det har været lidt svært at finde ud af, hvem man skal kontakte, hvis medlemmerne skal af med en besked. Vi laver en side, som fortæller hvem der skal kontaktes på de forskellige adresser.

Der skal udarbejdes en forretningsgang for opdatering af Kalenderfunktionen.

Kalenderfunktionen opdateres udfra bladet
Løbsarrangører har en opgave i at få løb med i kalenderen og i bladet. Administrator modtager løbsinfo fra løbsarrangører og sørger for at sende til de øvrige klubber og til lokalredaktøren. Vi samler information om hvem vi skal kontakte.

Ros/ris fra medlemmer
Pt. kun ros.

Vi laver en side, hvor vi kan samle ris og ros fra medlemmer omkring aktiv (løb, garagemøde, bestyrelsen, hjemmesiden, medlemskort), så det bliver nemmere at samle informationer ind.

Webshop ift. tidligere fremsendte forslag
Webshop til løbstrøjer sættes i værk. Afventer pt. svar fra SBV.

Bibliotek – indsamling af materiale, journalisering
Mangler digitalt materiale fra medlemmer. Der er ikke kommet andre henvendelser end fra bestyrelsen selv.

Bestyrelsen vil gerne opfordre medlemmerne til at hjælpe med til at forbedre biblioteket til gavn for alle.

 

Status på arkivet

Intet nyt

 

Opsamling ift. medlemskort

Ros/ris fra medlemmer

Kommentarer vedr. navne på medlemskort. Det har vist sig, at medlemssystemet ikke har været helt opdateret vedr. navne. Det har betydet at 3 medlemmer har fået et anderledes stavet navn på medlemskortet

Kommentarer at logoet står skævt på kortet – Det er en del af designerens layoutet.

Fin sammenhæng mellem plakat, medlemsfolder og medlemskort. Mange roser, som vi skyndsomt sender videre til designeren (Nanni Oxbøll), som meget kompetent har udarbejdet materialet.

 

Ændringer til konstitution?

– Alle er tilfredse med de tildelte opgaver

– Frede Sloth har valgt at stoppe som webmaster.

Vi vurderer derfor at annoncere efter en hjælper til administrationen af hjemmesiden? For at undgå skiftende deltagere i bestyrelsen søger vi på hjemmesiden efter en hjælper til hjemmesiden.

Vi har pt. fordelt opgaverne således, at Keld har det primære ansvar ift. det redaktionelle indhold, Michael har det tekniske ansvar for siden. Vi tilstræber, at det skal lukkes op for at alle registrerede brugere selv kan skrive artikler til hjemmesiden.

 

Medlemsfordele – aftaler

Hovedprincip: Skal have relation til knallerter, produkter, værktøj, beklædning etc

 

Aftaler – orientering om

Thansen – Vi skal købe for 50000 pr. år for at kunne opnå rabat, så vi beder medlemmer om at registrere deres handel på deres tlf. og sende os en mail med tlf og et cirka-beløb, som de handler for pr. år.

Keld Brauner har afvist det – kan ikke favorisere en klub frem for andre. Minimal fortjeneste på produkterne.

Maler – I Brovst

Karl og Leif – har ansvaret i fællesskab for at skaffe flere aftaler.

Alle i bestyrelsen tager fat i deres netværk for at finde kontakter.

Vi opfordrer også medlemmerne til at tage fat i deres netværk for at få aftaler i stand.

 

Håndtering af emails

Vi læser mail løbende og returnerer svar.

Vi har aftalt, at hvis der er meget arbejde i bestyrelsen, sørger vi for at give besked til hinanden besked om, at vi skal læse mail hyppigere og efter aftale.

 

Procedure for udbetaling af kørselsgodtgørelse

Bestyrelsen sender en mail om antal km og kontonr. Kasserer overfører inden 14 dage.

 

Stumpemarked

Kurt, Per, Orla, Karl arrangerer Stumpemarkedet.

Karl koordinerer hvilke knallerter. Børge Schmidt tager en Quickly med.

 

Bustur

Per bestiller bus.

Orla finder et sted.  Vi sætter en annonce på hjemmesiden om at medlemmerne skal indsende forslag til Orla.

 

Eventuelt

Intet.

 

Næste møde

Hos Keld i april 30/4 kl. 18.00.